Unidad Administrativa

Planear, organizar y establecer los mecanismos necesarios que permitan proporcionar una administración ágil en apoyo a las funciones sustantivas de la dependencia, otorgando servicios de calidad. 

Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)

El SGC de las Secretarías y Unidades Administrativas de las entidades y dependencias de la UNAM fue implementado cumpliendo los requisitos de la norma ISO 9001 - 2000. Los procesos se certificaron por el Instituto Mexicano de Normalización y Certificación el 12 de diciembre de 2005.

Misión

Colaborar con el Titular de la Entidad o Dependencia Universitaria en la planeación, organización y en el establecimiento de los sistemas, normas y procedimientos tendentes a optimizar los recursos humanos, financieros y materiales, a fin de facilitar el cumplimiento de las funciones asignadas.

Visión

Proporcionar una administración ágil y coordinada que brinde un apoyo eficaz y eficiente a las actividades sustantivas de la UNAM, que promueva la calidad de los servicios institucionales que presta y disminuya los trámites y tiempos de respuesta, con la participación activa de los Secretarios y Jefes de Unidad Administrativa.

Política de calidad

Las Secretarías y Unidades Administrativas de las Entidades y Dependencias de la UNAM, estamos comprometidas a proporcionar servicios administrativos de calidad que satisfagan las necesidades de nuestros usuarios, cumpliendo con la normatividad aplicable, a través de la mejora continua de los procesos del SGC.

Objetivos de calidad

  • Tener semestralmente, como mínimo el 89% de trámites sin rechazo ante instancias centralizadoras que sean imputables al Proceso del Personal y al de Presupuesto.
  • Mantener semestralmente, una confiabilidad por lo menos del 84% en el control de los almacenes e inventarios.
  • Realizar anualmente, por lo menos el 91% de mantenimiento a instalaciones, mobiliario y equipo.
  • Mantener semestralmente, por lo menos el 81% de satisfacción del usuario.
  • Cumplir semestralmente, como mínimo el 85% con el programa de capacitación para el SGC que emite el Representante de la Dirección.
  • Mantener semestralmente, por lo menos un 89% de eficacia del SGC.

El SGC está integrado por los siguientes cuatro procesos básicos:

Personal

Presupuesto

Bienes y Suministros

Servicios Generales

Formatos para la solicitud de servicios

Bienes y Suministros

Adquirir materiales y útiles específicos, con los que no se cuenta en el almacén y que son necesarios para desempeño de las actividades.

Suministrar los artículos e insumos de uso recurrente.

Servicios Generales

Atender el envío de documentos o paquetes de información dentro y fuera del campus universitario, así como a domicilios particulares y proporcionar el servicio de mensajería especializada.

Proporcionar el servicio de fotocopiado y engargolado de documentos que requieran para el desarrollo de sus actividades, conforme la política interna.

Proporcionar todos aquellos servicios de apoyo administrativo (audiovisual, salas de juntas, cafetería y limpieza, entre otros).

Programar la disposición de los vehículos y asignar con oportunidad al personal que realizará el transporte de personal y/o material.

Proporcionar los servicios de mantenimiento correctivo a las instalaciones de la dependencia para preservarlas en condiciones adecuadas.

Proporcionar los servicios de mantenimiento correctivo al equipo...

Permitir la salida del equipo fuera de las instalaciones de la dependencia.

Contacto:

Lic. Silvia Luisa Rea Cabeza

Jefa del Departamento de Personal

Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Teléfonos: 5622 6272 y 5622 6307  

Sistema de Archivo de Concentración (SAC)

El SAC es una estructura integral de lineamientos y procedimientos archivísticos cuyo objetivo fundamental es apoyar la gestión administrativa de la Dependencia en todo lo relativo a producción, recepción, trámite, clasificación, ordenación, resguardo y conservación de la documentación que se genera en cumplimiento de sus funciones.
 
El sistema mantiene clasificado su acervo orgánica y funcionalmente por series documentales organizadas en archivos de gestión, concentración e histórico, este último en conformación.
 
La Unidad Administrativa, a través del Departamento de Archivo de Concentración tiene a su cargo el Sistema de Archivo y labora conjuntamente con las áreas de la Dirección General de Asuntos del Personal Académico (DGAPA), a fin de proporcionar eficaz y eficientemente el servicio archivístico que la Dependencia requiere.
Misión 
Mantener el Sistema de Archivo conforme al ciclo vital del documento con fundamento en la normatividad vigente, proporcionando de forma efectiva, eficaz y eficiente información veraz y oportuna a la DGAPA de manera que coadyuve en la toma de decisiones y en la consecución de objetivos y metas de la Dependencia.
 

Departamento de Archivo de Concentración

Préstamo de documentación

El usuario que solicite documentación o expedientes al Archivo de Concentración, deberá hacerlo por medio del Formato Único establecido y enviarlo a este Departamento debidamente firmado por el personal autorizado para este fin.
 
Si un área solicita préstamo de documentación de la que no ha sido productora, deberá solicitar autorización en primera instancia del área correspondiente. En caso de que este procedimiento sea frecuente, los responsables de las áreas, si así lo consideran pertinente, deberán dirigir una solicitud al Departamento de Archivo de Concentración para que pueda ser consultada dicha documentación por el personal designado de otras áreas.
 
Una vez que el Archivo de Concentración recibe el Formato Único, se prepara la documentación y se envía al área solicitante con el apoyo del Departamento de Servicios Generales. Si se requiere con urgencia, podrá enviar la solicitud por correo electrónico y recogerlo en el depósito de manera inmediata.
 
Dentro del plazo de préstamo establecido, por lo general no deberá exceder más de treinta días naturales, el área devolverá la documentación al Archivo de Concentración con el Formato Único adjunto para registrar fecha, firma y sello que constate la devolución.
 
La documentación se debe devolver al Archivo de Concentración íntegramente y sin modificaciones al orden original. Si se añadieron documentos al expediente en préstamo, el responsable del área hará constar en la portada del fólder correspondiente e informará de ello al Archivo de Concentración para actualizar la base de datos.
 
La obligación de devolver la documentación es del responsable del área solicitante; por lo que en caso de pérdida o deterioro se fincarán las responsabilidades correspondientes.  

Consulta de documentación

El usuario que desee consultar documentos o expedientes en el Archivo de Concentración, deberá solicitarlo al personal de este Departamento y en común acuerdo acudir al depósito con el Formato de consulta debidamente firmado por el personal autorizado para este fin. Si fuese urgente la consulta, ésta podrá efectuarse directamente y posponer el llenado del formato correspondiente.
 
Si un área solicita consulta de documentación de la que no ha sido productora, deberá solicitar autorización en primera instancia del área correspondiente. En caso de que este procedimiento sea frecuente, los responsables de las áreas, si así lo consideran pertinente, deberán dirigir una solicitud al Departamento de Archivo de Concentración para que pueda ser consultada dicha documentación por el personal designado de otras áreas.
 
Una vez consultada la documentación, si se requiere llevarla a las oficinas de gestión, entonces deberá solicitar el préstamo.

Transferencia de documentación

La transferencia primaria se lleva a cabo al enviar documentación de los archivos de gestión al Archivo de Concentración cuando su consulta ha disminuido considerablemente. Con esto se liberan espacios en las oficinas y se propicia la recepción del servicio archivístico especializado para recuperación documental y acceso a la información.
 
La transferencia secundaria se lleva a cabo cuando se traslada documentación valorada como histórica del Archivo de Concentración al Archivo Histórico.

Se transfiere al Archivo de Concentración exclusivamente documentación administrativa organizada en series documentales.

El objetivo de la transferencia primaria consiste en preservar en el depósito del Archivo de Concentración las series documentales durante los lapsos dictaminados en el catálogo de disposición documental por el Comité de Valoración Documental. Durante este tiempo se proporcionan los servicios archivísticos a los usuarios mientras las series estén vigentes.
 
Cuando han finiquitado los plazos de conservación se depuran las series y se realiza la transferencia al Archivo Histórico y/o se efectúa la baja documental.
 
Es conveniente observar que, para evitar la explosión documental o saturación del depósito, solo se transfieren series con expedientes que contienen documentación administrativa. La documentación informativa o de apoyo administrativo debe ser eliminada desde los archivos de gestión.

Para lo cual, es necesario diferenciar:

Los documentos administrativos son aquéllos que testimonian las actividades sustantivas de cada área integrándose en expedientes y, la acumulación ordenada de éstos, conforman las series documentales.
 
Los documentos informativos, aislados, complementarios o de apoyo administrativo no constituyen series documentales porque no refieren directamente la gestión administrativa. Éstos no poseen sentido por sí mismos fuera del contexto en que se generaron; en todo caso, algunos se podrían agrupar en colecciones por asunto o materia si fuese necesaria su conservación, en caso contrario éstos deben eliminarse oportunamente.
 
Por lo tanto, no se enviarán al Archivo de Concentración:
 
1. Las copias y duplicados de documentos originales administrativos que estén perfectamente localizados y con la certeza de que se custodian en otra área o Dependencia.
  
2. Las notas informativas internas que no forman parte de un trámite administrativo en sí mismas y/o que contengan información relativa a algún
procedimiento administrativo ajeno al área.
 
3. Las impresiones de mensajes electrónicos que contengan una comunicación no incluida en algún procedimiento administrativo. Sin embargo, se conservan los documentos asociados al mensaje si, y solo si, son parte del procedimiento administrativo.
 
4. Los diversos borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de un documento definitivo.
 
5. La propaganda u otros documentos impresos por otras Entidades o Dependencias. Sin embargo, es importante conservar folletos, carteles, fotografías o publicaciones impresas relativas a la administración del área que participó en atributo de sus funciones y que son evidencia de su gestión.
 
En el Formato de transferencia no se deberá de omitir ninguno de los datos requeridos. 
 

Contacto:

C. D. Guillemo Silva Capiz

Técnico

Teléfono: 5622 0792