Unidad Administrativa
Lograr mejoras administrativas en la prestación de los servicios a través de la sistematización y simplificación de los trámites, optimizando los recursos humanos, financieros y materiales de la dependencia, cumpliendo con la normatividad institucional y las políticas de transparencia; coadyuvando al logro de los objetivos del programa de trabajo del titular y satisfacción de las necesidades de las partes interesadas.
Departamento de Personal
Objetivo
Colaborar en la administración de los recursos humanos, atender los asuntos laborales del personal, y mantener actualizada la estructura orgánica y administrativa de la dependencia. Así mismo, coadyuvar, desde el ámbito de su competencia, en la administración de los programas de apoyo institucional dirigidos al personal académico.
Funciones
- Vigilar y realizar las gestiones necesarias para el trámite de movimientos del personal académico, funcionario, administrativo de confianza y administrativo de base, adscrito a la dependencia; (altas, bajas, licencias, pago de prestación de servicios, cobertura de plazas, etc.)
- Actualizar y supervisar la elaboración de la plantilla y organigramas del personal adscrito a la dependencia. ● Conciliar la plantilla y el organigrama de la dependencia con la Dirección General de Presupuesto.
- Gestionar la recepción y el pago de nómina quincenal, así como fiscalizar la comprobación de la misma. ● Vigilar, registrar y controlar las incidencias del personal adscrito a la dependencia, así como el pago del tiempo extraordinario.
- Coordinar y supervisar la actualización del Manual de Organización de la dependencia, conforme las políticas institucionales.
- Coordinar el Sistema de Gestión de la Calidad en la Dependencia.
- Realizar la gestión financiera del programa de estímulos para el personal emérito jubilado y activo (nóminas mensual y semestral, incorporación de nuevo personal Emérito, adecuaciones y ampliaciones presupuestales, etc.). Realizar la gestión administrativa-financiera-laboral sobre el Subprograma de Incorporación de Jóvenes Académicos a la UNAM: asesoría al personal de las entidades sobre movimientos de contratación, licencias y baja, prestaciones, servicios, transferencia de plazas, registro en Sistema Integral de Personal, análisis y validación de documentos, así como gestión de pagos ante la Dirección General de Personal.
- Conciliar con la Dirección General de Personal la información del personal académico del Subprograma de Incorporación de Jóvenes Académicos a la UNAM, acreedor al estímulo por asistencia (Cláusula 51 del CCT para el Personal Académico); analizar y validar la documentación, y vigilar el correcto registro en sistema institucional para gestionar el pago correspondiente.
- Realizar la gestión administrativa - financiera del Programa de Actualización y Superación Docente (PASD): elaborar reportes de nóminas y pagos únicos de prestación de servicios; vigilar la correcta distribución de los recursos financieros para cada dependencia conforme la solicitud de la Dirección de Apoyo a la Docencia; solicitar las adecuaciones presupuestales necesarias, asesorar a los responsables de las entidades académicas sobre gestión, pago y ejercicio de recursos PASD, entre otros.
- Realizar la gestión del Programa de Estímulos por Calidad y Eficiencia en el trabajo para Personal Administrativo de Base: analizar las convocatorias, supervisar el registro y realizar la inscripción vía Internet del personal participante, colaborar con el Comité Técnico en la evaluación y vigilar la captura de cédulas para el pago oportuno, conforme a las fechas comprometidas.
- Realizar conforme la normatividad institucional, la gestión del Programa de Estímulos al Desempeño del Personal Administrativo de Confianza: validar la relación del personal considerado, determinar el personal acreedor al estímulo, distribuir puntos por área de adscripción, validar la evaluación y vigilar la correcta captura y envío de las evaluaciones vía internet, en las fechas establecidas por la Dirección General de Personal.
- Acordar con la persona titular de la Unidad Administrativa la atención y despacho de los asuntos laborales relevantes de su competencia
Departamento de Contabilidad e Ingresos Extraordinarios
Objetivo
Contribuir al correcto registro de movimientos contables y captación de ingresos extraordinarios, con el fin de generar un análisis presupuestal eficiente que permita realizar conciliaciones en tiempo y forma.
Funciones
- Vigilar el correcto registro - Caja y control de chequeras (elaboración de pólizas de cheque, pólizas de ingreso y pólizas de diario), conciliaciones bancarias y solicitud de chequeras.
- Generar pólizas, cierre mensual, balanza de comprobación, estados de resultados, situación financiera, informes mensuales de estados financieros.
- Verificar el correcto registro de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet CFDI´s, Ingresos Extraordinarios, conciliaciones de Ingresos Extraordinarios, reporte trimestral de Ingresos Extraordinarios.
- Realizar conciliaciones bancarias y chequeras.
- Apoyar al Jefe de la Unidad Administrativa en el control del fondo fijo autorizado a la dependencia.
- Realizar inscripciones externas en: Actualización Académica Bachillerato, Actualización Académica Licenciatura, PASD Diplomados, PASD Diplomados Licenciatura.
- Controlar el módulo para elaborar facturas digitales como captación de ingresos extraordinarios vigilando el correcto registro y control de los ingresos captados por concepto de inscripciones a cursos y diplomados del PASD.
- Elaborar e integrar las conciliaciones de ingresos extraordinarios y el reporte semestral de instrumentos consensuales.
Departamento de Presupuesto
Objetivo
Coadyuvar en la administración y optimización de los recursos financieros de la dependencia, a través de un eficiente registro y control presupuestal-contable.
Funciones
- Apoyar a la Jefatura de la Unidad Administrativa en la asignación de los recursos presupuestales, de acuerdo a las metas y objetivos de la dependencia.
- Colaborar en la elaboración del anteproyecto anual del presupuesto, de acuerdo a los lineamientos que establezca la Dirección General de Presupuesto.
- Apoyar a la Jefatura de la Unidad Administrativa en la realización de las adecuaciones presupuestarias que se requieran durante el ejercicio del presupuesto.
- Establecer y supervisar los controles presupuestales.
- Realizar el registro de facturas, reembolsos de fondo fijo y gastos a reserva.
- Gestionar solicitudes y reembolsos de viáticos, profesores invitados, gastos generales y realizar las comprobaciones correspondientes.
- Realizar conciliaciones presupuestales en coordinación con la Dirección General de Control Presupuestal e Informática.
- Efectuar el registro en el sistema de las distribuciones financieras autorizadas a las dependencias que participan en los siguientes programas: Programa de Actualización y Superación Docente (PASD), Programa de Apoyo a Proyectos de Investigación e Innovación Tecnológica (PAPIIT), Programa de Apoyo a Proyectos para la Innovación y Mejoramiento de la Enseñanza (PAPIME) e Iniciativa para Fortalecer la Carrera Académica en el Bachillerato de la UNAM (INFOCAB).
- Gestionar conforme la normatividad institucional, la contratación del Servicio de Gastos Médicos Mayores para los becarios del Programa de Becas Posdoctorales, supervisando el control de altas, bajas y modificaciones; así mismo dar el seguimiento a las siniestralidades ante la Aseguradora.
- Registrar cargos presupuestales con oficios por concepto de becas y, eventualmente, elaborar Formas Múltiples de gastos.
- Presentar informes presupuestales a la Jefatura de la Unidad Administrativa. Así mismo elaborar y dar seguimiento a los indicadores del Sistema de Gestión de la Calidad del Proceso de Presupuesto.
- Informar periódicamente a las direcciones de área sobre el ejercicio presupuestal de los programas institucionales a su cargo.
Departamento de Servicios Generales
Objetivo
Prestar con oportunidad y eficiencia los servicios de correspondencia, limpieza, transporte, servicios diversos, reproducción de documentos, seguridad y mantenimiento de equipo e instalaciones, que soliciten las diferentes áreas que conforman la dependencia en apoyo a las funciones sustantivas de la misma.
Funciones
- Supervisar y proporcionar el servicio de limpieza en las diferentes áreas que conforman la dependencia.
- Controlar y proporcionar el servicio de correspondencia: supervisión del registro automatizado, envío y entrega de la misma.
- Proporcionar y programar los servicios de transporte de personal y materiales, de acuerdo con las necesidades de los usuarios.
- Elaborar los programas anuales de mantenimiento de la dependencia. ● Contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo al mobiliario, equipo e instalaciones de la dependencia.
- Proporcionar el servicio de vigilancia para el control de acceso de personal, control de acceso de vehículos, control de entradas y salidas de mobiliario y equipo.
- Atender las solicitudes de servicios diversos tales como cafetería, salas de juntas, traslado de materiales en apoyo a las reuniones de trabajo organizadas en las diferentes áreas de la dependencia y en otras sedes de la Universidad.
- Presentar informes de los servicios a la Jefatura de la Unidad Administrativa. Así mismo elaborar el Programa Anual de Mantenimiento, así como el Diagnóstico de Necesidades de Mantenimiento para la dependencia y dar seguimiento a los indicadores del Sistema de Gestión de la Calidad del Proceso de Servicios Generales.
- Supervisar el servicio de fotocopiado, engargolado y compaginado de documentos solicitados por las diferentes áreas de la dependencia.