El Sistema de Archivo de Concentración (SAC) es una estructura integral de lineamientos y procedimientos archivísticos cuyo objetivo fundamental es apoyar la gestión administrativa de la Dependencia en todo lo relativo a producción, recepción, trámite, clasificación, ordenación, resguardo y conservación de la documentación que se genera en cumplimiento de sus funciones.

 

El sistema mantiene clasificado su acervo orgánica y funcionalmente por series documentales organizadas en archivos de gestión, concentración e histórico, este último en conformación.

El usuario que solicite documentación o expedientes al Archivo de Concentración, deberá hacerlo por medio del Formato consulta establecido y enviarlo a este Departamento debidamente firmado por el personal autorizado para este fin.

 

Si un área solicita préstamo de documentación de la que no ha sido productora, deberá solicitar autorización en primera instancia del área correspondiente. En caso de que este procedimiento sea frecuente, los responsables de las áreas, si así lo consideran pertinente, deberán dirigir una solicitud al Departamento de Archivo de Concentración para que pueda ser consultada dicha documentación por el personal designado de otras áreas.

 

Una vez que el Archivo de Concentración recibe el Formato de consulta, se prepara la documentación y se envía al área solicitante con el apoyo del Departamento de Servicios Generales. Si se requiere con urgencia, podrá enviar la solicitud por correo electrónico y recogerlo en el depósito de manera inmediata.

 

Dentro del plazo de préstamo establecido, por lo general no deberá exceder más de treinta días naturales, el área devolverá la documentación al Archivo de Concentración con el Formato de consulta adjunto para registrar fecha, firma y sello que constate la devolución.

 

La documentación se debe devolver al Archivo de Concentración íntegramente y sin modificaciones al orden original. Si se añadieron documentos al expediente en préstamo, el responsable del área hará constar en la portada del fólder correspondiente e informará de ello al Archivo de Concentración para actualizar la base de datos.

 

La obligación de devolver la documentación es del responsable del área solicitante; por lo que en caso de pérdida o deterioro se fincarán las responsabilidades correspondientes.

 

El usuario que desee consultar documentos o expedientes en el Archivo de Concentración, deberá solicitarlo al personal de este Departamento y en común acuerdo acudir al depósito con el Formato de consulta debidamente firmado por el personal autorizado para este fin. Si fuese urgente la consulta, ésta podrá efectuarse directamente y posponer el llenado del formato correspondiente.

 

Si un área solicita consulta de documentación de la que no ha sido productora, deberá solicitar autorización en primera instancia del área correspondiente. En caso de que este procedimiento sea frecuente, los responsables de las áreas, si así lo consideran pertinente, deberán dirigir una solicitud al Departamento de Archivo de Concentración para que pueda ser consultada dicha documentación por el personal designado de otras áreas.

 

Una vez consultada la documentación, si se requiere llevarla a las oficinas de gestión, entonces deberá solicitar el préstamo.

 

La Transferencia Primaria consiste en el traslado sistemático de expedientes del archivo de trámite al archivo de concentración. Este proceso no se determina por la "disminución de consulta", sino obligatoriamente una vez que los expedientes han cumplido su plazo de conservación establecido en el Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) vigente. Este movimiento permite liberar espacios en las oficinas y asegurar la custodia especializada para la recuperación documental y el acceso a la información.

El objetivo de la transferencia primaria es preservar los expedientes en el archivo de concentración durante los plazos determinados en el CADIDO, los cuales son analizados y validados por el Grupo Interdisciplinario de Archivos Universitarios (GIAU). Durante esta fase semiactiva, se garantiza la consulta y el préstamo a las áreas productoras mientras la vigencia documental sea válida.

Una vez concluidos los plazos de conservación en la fase de concentración, se inicia el procedimiento de destino final, donde se realiza la valoración para ejecutar la transferencia secundaria al archivo histórico (si poseen valores secundarios) o la baja documental (si carecen de ellos), previa autorización del GIAU.

Para evitar la saturación de los depósitos, solo se transfieren Documentos de Archivo integrados en expedientes. La Documentación de Apoyo Informativo (DAI) no debe transferirse y debe ser eliminada desde los archivos de trámite.

• Documentos de Archivo: Son aquellos que registran un hecho o acto administrativo, legal, fiscal o contable generado o recibido en ejercicio de las funciones del área productora. Son únicos, orgánicos y constituyen evidencia institucional; deben integrarse en expedientes ordenados cronológicamente para formar series documentales.
• Documentos de Apoyo Informativo (DAI): Son documentos que auxilian el desarrollo de trámites, pero no son evidencia del cumplimiento de funciones. Carecen de valores documentales y no forman parte de las series del Cuadro General de Clasificación Archivística.

No deben enviarse al Archivo de Concentración (proceder a su eliminación):

1. Copias y duplicados de documentos originales que ya custodian otras áreas.
2. Notas informativas internas que no detonan una función ni forman parte de un trámite.
3. Impresiones de correos electrónicos que no guarden relación con el cumplimiento del cargo o funciones del área productora.
4. Borradores o versiones preliminares de documentos que no han sido diligenciados.
5. Propaganda o impresos de otras entidades, a menos que sean evidencia directa de una gestión específica del área (como carteles o folletos de eventos propios). 

• La eliminación de DAI procede sólo cuando han perdido utilidad y ha transcurrido un año desde su emisión o recepción, mediante la instrumentación de un Acta de Eliminación bajo supervisión del Responsable de Archivos.

• La Transferencia Primaria debe formalizarse invariablemente mediante el Oficio de Transferencia Primaria y el Inventario de Transferencia Primaria (ITP) generado en el sistema institucional, el cual debe estar firmado por el Responsable del archivo de trámite, el Responsable de archivo de concentración y el Responsable de Archivos del área universitaria. No se debe omitir ningún dato requerido en el formato oficial para asegurar la trazabilidad y legalidad del traslado. 

Responsable:

Ricardo García Cortés
Líder de proyecto de mantenimiento y Sistemas Administrativos
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Teléfono: 55 5622 6309